Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw w Ośrodku.
Przyjmowanie i załatwianie spraw w Ośrodku odbywa się zgodnie z Instrukcją kancelaryjną opracowaną na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U.2011 nr 14 poz. 67 z pźn. zm.).
Czynności kancelaryjne w Ośrodku przeprowadzane są w systemie tradycyjnym, w oparciu o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.
Tradycyjny system kancelaryjny wspomagany jest przez pocztę elektroniczną oraz platformę ePUAP.
Korespondencję wpływającą do Ośrodka przyjmuje i rejestruje pracownik Sekretariatu Ośrodka.
Formy przekazywania korespondencji do Ośrodka:
- Poczta tradycyjna – wysyłka na adres: Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy dla Niesłyszących i Słabosłyszących, ul. Karola Miarki 4, 47-400 Racibórz,
- Poczta elektroniczna – wysyłka na adres e-mail: sekretariat@soswnis.pl,
- Osobiście – w Sekretariacie Ośrodka,
- Platforma ePUAP – wysyłka na skrytkę: /SOSWNIS_Raciborz/SkrytkaESP
Obieg dokumentów.
Przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, przekazywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach wewnętrznej Instrukcji kancelaryjnej, opracowanej na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz.U.2011 nr 14 poz. 67 z pźn. zm.).
Wszelkie pisma wpływające do Ośrodka rejestrowane są przez pracownika Sekretariatu w Książce Podawczo-Nadawczej, następnie przedkładane Dyrektorowi Ośrodka celem dekretacji do właściwej komórki organizacyjnej lub właściwego pracownika. Po dekretacji pisma rozdzielane są do poszczególnych komórek organizacyjnych lub pracowników, zgodnie z dekretacją, celem rozpatrzenia i prawidłowego załatwienia sprawy.
W Ośrodku obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw. Pracownik odpowiedzialny za załatwienie danej sprawy sporządza pisemną odpowiedź. W zależności od posiadanych kompetencji pracownik sporządzający odpowiedź, sygnuje ją indywidualną pieczęcią i podpisem lub odpowiedź przedkłada Dyrektorowi Ośrodka, celem akceptacji i złożenia podpisu.
Rozpatrywanie i załatwianie spraw odbywa się zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.
Załatwianie spraw odbywa się w terminie do 14 dni, chyba że sprawa jest złożona – w terminie do 2 miesięcy, o czym strona postępowania jest poinformowana.
Przyjęcie interesanta.
Przyjmowanie interesantów odbywa się w siedzibie Ośrodka, od poniedziałku do piątku, w godzinach 8:00-15:00.
Spotkanie z Dyrektorem Ośrodka możliwe jest po uprzednim uzgodnieniu terminu spotkania.